Pengertian Sekretaris, Fungsi, Tujuan, & Jenis Sekretaris

Apa itu Sekretaris - Secara etimologi, pengertian Sekretaris berasal dari bahasa latin yakni "secretum" yang artinya rahasia. Dalam bahasa Prancis disebut dengan secretaire. Dalam bahasa Belanda disebut dengan secretares. 

Sedangkan pengertian sekretaris secara terminologi adalah orang yang harus bisa menyimpan rahasia pimpinan atau perusahaan yang tidak perlu diketahui oleh orang atau pegawai lain.

Jadi tugastugas sekretaris tidak lepas dari kerahasiaan perusahaan. Ini disebabkan kebijakan awal yang akan dikeluarkan oleh pimpinan atau perusahaan sedikit banyak akan diketahui oleh sekretaris. Karena tugas sekretaris adalah membantu pimpinan dalam meringankan tugas-tugasnya. 

Pengertian Sekretaris Menurut Para Ahli

Walaupun terdapat arti secara etimologi dan terminology sekretaris diatas, namun masih banyak lagi pengertian yang dimaksud dengan sekretaris itu salah satunya yang disebutkan oleh para ahli. Adapun pengertian sekretaris menurut para ahli antara lain: 

Pengertian Sekretaris Menurut Betty Hutchinson dan Carol Milano

Menurut Betty Hutchinson dan Carol Milano yang dikutip oleh Ursula Ernawati (2004:1) bahwa pengertian sekretaris adalah seorang profesional. Sebagai Profesional, Anda diharapkan menampilkan macam-macam tangungjawab tugas kesekretaisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian.

Pengertian Sekretaris Menurut Hartiti Hendrato & Tulus

Menurut Hartiti Hendrato & Tulus (2004:4) bahwa pengertian sekretaris adalah orang yang membantu seseorang, yaitu pimpinan dalam melaksanakan tugas perkantoran.

Pengertian Sekretaris Menurut Saiman

Menurut Saiman (2002:24) bahwa pengertian sekretaris adalah orang yang memiliki tugas tentang kegiatan tulis menulis, atau kegiatan catat-mencatat suatu pekerjaan baik itu perkantoran atau perusahaan.

Pengertian Sekretaris Menurut The Liang Gie

Menurut The Liang Gie, (2002:25) yang dikutip oleh Saiman bahwa yang dimaksud dengan sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaanya menyelenggarakan urusan surat menyurat termasuk menyiapkan bagi penjabat penting atau suatu organisasi.

Pengertian Sekretaris Menurut Wursanto

Menurut Wursanto (2002:25) yang dikutip Saiman bahwa arti sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan pekerjaan detail kepala atau pimpinannya.

Pengertian Sekretaris Menurut M. Braum dan Ramon

Menurut M. Braum dan Ramon C (1992:3) “Secretary is an assistant to a chief who takes dictation, prepares correspondence, receives visitors, checks of his official engagements or appointments, anf performs many order related duties that increase the effectiveness of the chief”. Artinya sekretaris adalah seorang pembantu yang menerima pendiktean, menyiapkan surat menyurat, menerima tamu-tamu, memeriksa atau mengingatkan pimpinan mengenai kewajibannya yang sesuai atau perjanjiannya, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berguna bagi meningkatkan efektifitas kerja pimpinan.

Fungsi Sekretaris

Sekretaris memegang peranan penting sebagai maksud yang memiliki fungsi dan tugas untuk menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan. 

Pentingnya peranan atau fungsi sekretaris ini tentunya sesuai dengan masing-masing baik dalam organisasi ataupun sekretaris dalam perusahaan. Peranan atau fungsi sekretaris secara umum adalah:

1. Peran sekretaris terhadap atasan 

Maksud peran sekretaris terhadap atasan dalam organisasi atau perusahaan adalah:

• Sekretaris berfungsi sebagai perantara komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan/berkomunikasi dengan pimpinan.
• Berfungsi sebagai sumber informasi yang dibutuhkan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.
• Sekretaris berfungsi sebagai pelanjut keinginan seorang pimpinan terhadap bawahan yang bertujuan pelaksanaan tugas.
• Berfungsi sebagai alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
• Sekretaris berfungsi sebagai faktor penunjang berhasilnya fungsi, tugas dan tujuan pekerjaan dan cerminan pimpinan dan bawahan.

2. Peranan sekretaris terhadap bawahan (pimpinan)

Maksud peran atau fungsi sekretaris terhadap bawahan pimpinan atau anggotanya dalam organisasi ataupun perusahaan yaitu:

• Sekretaris berfungsi sebagai penentu kebijakan bagi pegawai bawahan yang dilakukan secara adil, yakni terkait peraturan penempatan pegawai yang sesuai akan kecakapan dan kemampuan (rule of the place).
• Berfungsi dalam memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjan dapat demikian dapat berjalan dalam mencapai tujuan sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing dalam organisasia atau perusahaan.
• Berfungsi dalam memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan tujuan pekerjaan.
• Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.
• Mengadakan pendekatan kepada pegawai untuk lebih mengarahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan sehingga sikap dan tingkah laku sekretaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan pegawai bawahan.
• Bagi sekretaris dapat bersikap ramah dan komunikatif yang memberikan suasana hubungan kerja yang baik bagi bawahan sehingga dalam menemukan permasalahan baik dalam organisasi atau perusahaan dapat didiskusikan dan dicari penyelesaiannya

Tujuan Sekretaris

Tujuan dibentuknya sekretaris dalam organisasi atau perusahaan yaitu:

• Sekretaris bertujuan menjamin kelancaran kegiatan organisasi/perusahaan dan bertanggung jawab dalam aktivitas rutin dalam perusahaan/organisasi dan menyalurkan pengetahuan yang dimiliki.
• Sebagai acuan Utama untuk membicarakan permasalahan terhadap pimpinan dalam meningkatkan tugas dan fungsi organisasi atau perusahaan. 
• Membantu kelancaran kegiatan pimpinan terutama dalam kegiatan administrasi
• Meningkatkan citra atasan
• Memperlancar kegiatan ketatausahaan dikantor seperti mengetik, kompiter, kearsipan dan penggandaan dokumen yang diperlukan suatu perusahaan.
• Mempererat hubungan atasan dengan bawahan dalam hal komunikasi, atau dengan kata lain sebagai media penghubung antara atasan dan bawahan dalam perusahaan
• Media perekam, penyimpan, pengingat kegiatan atasan dalam bentuk penyususnan jadwal kerja harian dalam perusahaan/organisasi.

Jenis-Jenis Sekretaris

Dalam Wursanti (2006:2), sekertaris dibedakan menjadi beberapa jenis, diantaranya yaitu:

Sekretaris Organisasi

Sekretaris Organisasi atau sekretaris instasi, sekretaris perusahaan, business secretary, excecutive secretary. 

Seorang sekretaris organisasi disamping menjalankan tugas atas perintah pimpinan, juga berkedudukan sebagai manajer yang mengelola suatu unit kerja dalam bidang kesekretariatan. Contoh sekretaris organisasi yaitu sekretaris jendral, sekretaris kabinet, sekretaris wilayah dan lain sebagainya.

Sekretaris Pribadi

Sekretaris pribadi adalah seseorang yang mengejakan kegiatan perkantoran untuk membantu seseorang dan bersifat pribadi. Dengan kata lain, sekretaris pribadi adalah seseorang yang diangkat dan digaji oleh perorangan.

Sekretaris Pimpinan

Sekretaris pimpinan adalah seseorang pembantu pimpinan yang bertugas mengerjakan tugas perkantoran untuk pimpinan tertentu.

Ilustrasi: Pengertian Sekretaris, Fungsi, Tujuan, & Jenis Sekretaris

Demikianlah informasi mengenai Pengertian Sekretaris, Fungsi, Tujuan, & Jenis Sekretaris. Semoga informasi ini dapat bermanfaat bagi kita semua dan membuka cakrawala pengetahuan kita. Sekian dan terima kasih. Salam Berbagi Teman-Teman.